要管理以上的知识资源,在个人也不可能去花很多钱投资在这上面的约束下,有什么好的办法呢?我们的建议仍然是善用个人手上已有的资源。在这里给你推荐两个工具,第一个就是微软赫赫有名的MS Outlook 2002(并非Outlook Express),通过MS Outlook 2002,可以实现个人的人际交往资源管理、个人通讯管理、个人的时间管理等功能。根据20/80原则,我们大部分人都没有利用到MS Outlook 2002的强大功能,花点时间去学习一下MS Outlook 的应用,你会发现其实你们单位各种乱七八糟的信息系统中的好多功能MS Outlook 2002种都已经有了而且比你们的系统要好用。对中小企业而言,MS Outlook 甚至可以作为替代OA、CRM等软件的一个折衷办法。【效率手册www.istudy.info收集整理】
剩下的最重要的问题就是个人文件档案的管理,不论你是从事业务工作还是管理工作,每个人的工作中都会有许多的文件需要管理,这种文件包括各种形式:文本、视频、音频、程序等,对这些东西该如何管理呢?计算机的利用当然对这些文件的管理有重要的作用,但即便我们的东西都存在了硬盘里面,还是有许多不方便。例如我想找我以前起草过的一个方案,因为我想要做一个同样的方案需要参考以前的,假如以前的方案是一年前起草的,你还能很快的找到吗?这种有明确需求的东西可能还好办,而我们大部分时候是我们只记得以前见过这么一个资料,该去哪里找?企业的信息系统不是为个人设计的,虽然能在工作中给你一定的帮助,但当涉及到你个性化的需求时大部分时候这些系统就显得无能为力了。借鉴组织知识管理的理论和方法,个人可以建立自己的知识库。但个人的知识库不可能象企业的知识库那么复杂,只需要适合自己的个人需求就行。既然要建立自己的知识库,那么首先要考虑的就是你个人知识的分类。分类学是一门学问,当然不需要每个个人都去研究分类学的知识,但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。例如小刘是一名刚刚毕业不久参加工作的大学生,职务是程序员,那么它关注的东西是什么呢?首先它要关注于他的编程技术的提高(编程技术里面又要分好多类,包括语言、软件工程、文档写作等),其次它要加强对自己企业所处的行业的了解,小王将来希望能成为一名优秀的项目经理,因此他需要对项目管理的知识进行管理。小王一直在自学德语,因此需要将德语知识学习的内容进行管理。根据小王的特点,可以将其知识管理的首层目录分为:技术、行业、项目管理、德语。然后每个下面又可以再分。例子中知识库只是一个大致的分类,每个人的情况各不相同,因此你的个人知识库的分类也会各不相同。每个人的知识库分类都不可能一步到位,在实践中才可能摸索出自己知识库的最佳分类方法,因此第一步就是:Just Do It!
MS Outlook+免费的个人知识库软件可以搭起你的知识系统架构,但只有舞台没人表演还是不行,因此你必须树立个人知识管理的概念,重视知识管理的工作(这是因为知识管理开始的时候会有许多琐碎的工作要做,如果没有讲个人知识管理进行到底的决心,个人的知识管理就很容易半途而废!),才能保证知识管理对个人的工作和生活产生效力。