个人知识管理从你的桌面做起

处理大量无序信息对个人PC用户来说已成为越来越严重的挑战。让我们来看看每个人或多或少都曾遇过的问题。当你要找一份文件，大约要花多少时间从你的计算机里面找？曾经浏览过的某个网页，要花多少时间想起来它的位置？许多人会发现，花掉你最多时间的事情，往往不是解决事情本身的时间，而是寻找相关数据的时间(找电话号码，找会议记录，找相关法规数据，收发传真等)，虽然寻找这些数据耗费的时间不算太多，但是如果每一件，你都需要花费30%的时间，长时间累积下来，却付出了相当可观的时间成本。因特网如此发达的今日，搜寻信息不是难事。过多无用的数据量造成的信息超载，才是恶梦。
个人化的知识管理工具，就像是除了使用者本身的头脑之外的，另一个记忆库，一般的个人知识管理工具就像是一个好的、经过完整分类的档案系统，提供使用者一个好的纪录与管理系统。然而一般的管理系统，就算经过良好的分类与管理，却仍会有这样的情况发生，例如：在三个月前曾经因为某一个工作主题而针对该主题做了详细的数据搜寻，不过，在那之后，你并未将这一些数据储存起来，亦或是虽然你已将它储存起来，却忘记储存在那一个数据夹里。这样重复的寻找，导致工作效率低落。
从PKM（Personal Knowledge Mansgement）角度来看，大致有几个部分：个人人脉资源库管理、个人行动通讯管理、个人文件知识库管理、个人时间管理、个人网络资源管理等。个人在移动状态中，可以运用个人数字助理（PDA）来辅助。不过，知识工作者恐怕花最多的时间、储存最多数据量在你的计算机上，对于你的桌面如何有效运用与管理？
搜寻龙头Google领先群雄，率先将触角从网络搜寻延伸到桌面搜寻。于去年十月中旬推出的桌面搜寻Google Desktop Search。索引对象包括“Outlook”、“Outlook Express”、“IE（Internet Explorer）”、“AIM（AOL Instant Messenger）”的历史记录，以及文本（.txt）、“Word”、“Excel”、“PowerPoint”等文档文件。
一向以洗炼精准的搜寻技巧著称的Google，这次推出桌面搜寻工具，进驻消费者的桌面。“Google Desktop Search”这种精简客户端程序，可以让用户搜寻计算机上的电子邮件、微软Office档案、AOL聊天记录以及浏览过的网页内容信息，这些搜寻都仅需透过浏览器就可进行。这种概念，除了符合了个人对于搜寻的进阶要求外，更点出了个人知识管理的需求和重要性。除了个人知识库的建立外，若能从自己的计算机中快速准确的找到当下所要的东西，更是有事半功\倍的效果。
不让Google专美于前，众家搜寻大厂微软、Yahoo、Ask Jeeves、Apple等公司，也都瞄准桌面搜寻市场，让各家业者抢破头的这块大饼，想当然尔必定有它吸引人之处。由于能够锁定消费者并提高忠诚度，桌面搜寻受到因特网厂商的青睐。对于所有搜寻服务提供商而言，型塑消费者的使用习惯，让桌面成为发送个人化与针对性广告的主要获利来源之一。
首先，Google一系列的搜寻工具，包Froogle、Toolbar、Deskbar、Desktop、Scholar等。目的就在于整合你所需要的所有服务，在不知不觉中定型你的搜寻习惯与路径。当然，微软也绝非省油的灯，即使比Google较慢推出产品，但是把Google Desktop Search测试版所引发的一些技术和隐私权疑虑，作为自身产品修正的参考。
桌面搜寻引擎虽称不上是新技术，但在这个网络发达的网络社会里，搜寻却攸关个人计算机的使用习惯及关键词数据来源，因此成为下一个兵家必争之地。即便对于个人知识管理有相当程度的辅助，但面对多人共享计算机的隐私权和安全性的问题，仍是使用前要评估的因素。