个人知识管理（五）王嘉玲 用光盘储存演讲集

6个台湾职场菁英告诉你如何用KM冲高业绩累积人脉、搞定演示文稿......

系列之五：你可以用光盘储存演讲集

作者：曾茹萍
资料来源：台湾《e天下》杂志2003年3月号

6个台湾上班族的真实成功案例，印证了个人KM的超强效用：ING安泰人寿业务襄理萧毅杰，用PDA管理客户，创造千万业绩，Sooner知识管理研究中心讲师杨伟龙，用Outlook打造「黄金人脉」；让客户赞不绝口的精采演示文稿；龙卷风科技副总经理林朝贤1小时搞定；台湾微软产品副理王嘉玲、秀传医疗副营运长萧乃彰、与IBM软件事业处业务专员张译文，还有什么成功经验值得学习？他们的杀手级KM小工具各是什么？

你或许也有同样的经验：

早上打开电子邮件信箱，上百封的e-mail，不知该从哪一封先看？

在一堆堆的名片当中，花上大半天，还找不到上个月刚认识、一起吃过饭的新客户？

老板跟你要上个月行销活动的企划书，你花了几个钟头，在计算机档案和电子邮件中大海捞针？

信息泛滥，身为上班族的你，是否觉得快爆炸了？

《e天下》为你找来6位善用科技工具做知识管理的专业人士，工作领域包括讲师、寿险业务员、科技业务员、产品经理、医生等，来分享他们如何藉由个人知识管理，创造「黄金人脉」、达成超高业绩目标，以及累积知识的价值。

·个人知识管理（五）王嘉玲 用光盘储存演讲集

对于跨国公司而言，电子邮件通常是资料量最大的地方。「我们如果没有email就惨了，」台湾微软产品副理王嘉玲表示，每天都收200～300多封电子邮件是很平常的事情。在外商工作，通常要了解总部发生什么事情、其它国家的同事做了哪些事情。所以，每位微软的员工都要去微软邮件服务器依照职务、所负责的产品线等，从上万个通报群组，订定工作所需要的群组。目前负责台湾微软整个服务器产品线的王嘉玲表示：「光是这个群组，我就加入30～40个！」

她每天要收到关于群组的电子邮件，就有200多封信。「所以，信件分类很重要，」王嘉玲强调，自己要清楚分类的逻辑，而且平常一定要养成整理的好习惯。

除了对电子邮件有详细的分类，王嘉玲还会定期将信件和文件都归档。「我有一个光盘夹，里面都是我2000、2001年的演讲集，」王嘉玲透露，每一场演讲的演示文稿，都会按照日期排序，每一片中有20、30几场演讲的演示文稿，现已累积有10几张的光盘。「三不五时，我还会找出来参考，」她表示，同事想要一些资料，也可以很快就找出来以便分享。

做好知识管理，除了方便自己，最有价值的地方，还是能够分享给公司其它需要的人。「大家事情都太多，所以我们巴不得每个人都可以处理好自己的事情，」王嘉玲提出另类思考：解答同事的疑问、让同事自行把事情处理好，也是提高自己工作效率的一个好方法。

王嘉玲举例：由于公司组织每半年都会做调整，刚进部门的同事，常会写电子邮件问问题，平均一封花5分钟，一天来3个，就要花15分钟，20天就要花300分钟。将知识放到网络上让大家分享之后，就不用回答这么多问题。最大的好处是，王嘉玲下结语：「就是可以让很多决策更快进行！」