个人知识管理（四）林朝贤：用KM缩短制作演示文稿时间

6个台湾职场菁英告诉你如何用KM冲高业绩累积人脉、搞定演示文稿......

系列之四：你可以用KM缩短制作演示文稿时间

作者：曾茹萍
资料来源：台湾《e天下》杂志2003年3月号

6个台湾上班族的真实成功案例，印证了个人KM的超强效用：ING安泰人寿业务襄理萧毅杰，用PDA管理客户，创造千万业绩，Sooner知识管理研究中心讲师杨伟龙，用Outlook打造「黄金人脉」；让客户赞不绝口的精采演示文稿；龙卷风科技副总经理林朝贤1小时搞定；台湾微软产品副理王嘉玲、秀传医疗副营运长萧乃彰、与IBM软件事业处业务专员张译文，还有什么成功经验值得学习？他们的杀手级KM小工具各是什么？

你或许也有同样的经验：

早上打开电子邮件信箱，上百封的e-mail，不知该从哪一封先看？

在一堆堆的名片当中，花上大半天，还找不到上个月刚认识、一起吃过饭的新客户？

老板跟你要上个月行销活动的企划书，你花了几个钟头，在计算机档案和电子邮件中大海捞针？

信息泛滥，身为上班族的你，是否觉得快爆炸了？

《e天下》为你找来6位善用科技工具做知识管理的专业人士，工作领域包括讲师、寿险业务员、科技业务员、产品经理、医生等，来分享他们如何藉由个人知识管理，创造「黄金人脉」、达成超高业绩目标，以及累积知识的价值。

·个人知识管理（四）林朝贤：用KM缩短制作演示文稿时间

制作一个图文并茂的演示文稿，你需要多少时间？

龙卷风科技副总经理林朝贤，只需要1～2个小时。

从大学时期就养成在计算机上看文章习惯的林朝贤，平常都是利用网络来搜集业务相关的资料。由于订阅很多电子报，他每天的电子邮件高达300多封。但他会将每一篇文章看完之后，把具有储存价值的文章和报告按照属性一一做分类，并归档到不同类别的资料夹里头。

「但有时文章真的太多了，只好先做分类，」林朝贤也不讳言，有时实在无法看完所有内容并做整理，所以在一个类别的资料夹中，他会再建立一个暂存区（temp），储存未整理的文章。

平日没多余时间整理，目前负责龙卷风大陆北京公司业务的他，利用往返两岸之间坐飞机、等飞机的时间，来整理资料。

不过，林朝贤也坦承，虽然用科技工具做知识的整理已经很便利，每次还是要花上1～2个钟头。这是因为，目前大部分的科技工具只是让你在取得资料上变得比较容易，整理资料和分类，还是要花时间。

「养兵千日，用在一时，」林朝贤比喻，虽然前置作业很长，将资料分门别类，要用的时候，就可以很容易找到了。

除了客户资料和网络上的研究报告之外，林朝贤也会将一些网络上流传的图片做分类。「你不知道什么时候会需要，」林朝贤说，有时候做演示文稿，这些图片就会有画龙点睛的作用。

以做演示文稿为例：以前，他得去图书馆、网络上找寻所需要的素材，每次总要花上1～2天的时间；但是现在要做50页的演示文稿，他只要1～2个钟头就可以了。

「养成勤劳的习惯，是做知识管理的关键，」林朝贤强调，科技工具只是降低管理知识的门槛