个人知识管理探讨

最近，突然开始对个人知识管理这个主题有些兴趣，就查阅了一些资料对这方面大概有了个印象。我认为个人知识管理大致有以下几个步骤：
1 知识的获取
知识的获取当然是知识管理的起点，但是，问题在于很多时候我们都没有意识到，而错过了知识管理的时机，与知识擦肩而过，或者用过就抛到脑后，等再用时却无处可寻了。因此当获取到知识的时候，应当有意识的开始进行知识管理。一般来说，获取知识发生在一些特定的情形，比如：自己的一个问题获得了答案，在网上浏览到一篇感觉不错文章， 收到一封email，等等。当遇到这种情形的时候，应当有意识地告诉自己需要启动知识管理地动作了。

2 知识的评估
前面说到获得知识的时机，那么当遇到这种时机时就应该进行第二步“知识的评估”。知识的评估的目的很明确：评价当前获得知识的价值，判断是否应该保存该知识或是丢弃。很显然，知识并非获得了就都应该存储下来。知识过多反而会造成检索的困难。一个人通常关注的方面是很有限的，不必对所有知识都一概保存。同样一份知识信息对一个人很重要，对另外一个人可能就没有任何价值。因此，在意识到获取知识之后，首先要进行知识评估，该知识是否属于关注范围，是否有足够信息含量，是否可能会在以后用到？从而决定是否将知识进行保存。
3 知识的保存
  当评估后发觉该知识应当保存，则要开始进行保存。可以说知识的保存是一门艺术，是各个步骤中最重要却最难以把握的一个步骤。不同的人进行知识保存最后的效果差异非常大。简单的说，知识保存是下一个步骤“知识检索”的一个逆过程，但是通常大家都没有明确的意识到这一点。当保存一份知识的时候，首先要问的是 以后是否能够简单明确的找到它，如此保存后，当今后用到它的时候，检索的成本如何等等问题。
通常，知识保存的好坏与个人习惯，知识组织能力，所采用的知识组织体系等等问题相关。这里要说明的是，一个正确的方法并非就是使用了好的甚至是最新的知识管理工具或者技术，更重要的是一个人明确理解该方法的内涵，而切实的按照该方法执行。通常可以看到的现象是，一个人用落后而简单的方法，通过个人良好的习惯仍然达到了很好的效果。因此，从这个意义上说，人的习惯决定了最终的效果。
4 知识的检索
在知识保存之后，也许经过了若干时间，需要重新用到这份知识就需要在保存的知识库里进行检索。很显然，检索的成功与否就是衡量个人知识管理效果的标准。最失败的例子就是花费了大量时间却无法找到已有的知识，而不得不重复获取知识的过程。稍好些的情况是，花费了较多时间，终于找到已有信息或者部分找到了已有信息。能够保证在大多数情况下，保持花费少量的检索时间，就找到已有知识 那么就证明你已经有了一个成功的个人知识管理方法。
实际上，评价个人知识管理的效果还有一个重要方面就在于占用记忆存储量的多少。糟糕的检索方法通常会需要记忆非常多的东西，比如说保存的具体过程，甚至知识获取时的具体场景，因为这些信息在检索过程中有很重要的作用。显然，这种信息管理方法在某种程度上反而加重了记忆的负担，因为大脑虽然不需要记录具体的知识，但是却需要记载各种各样与知识本身并没有什么关系的细节。这是个人知识管理方法不成熟，效率低下的表现之一。而一个成熟的信息管理方法应当有一致的检索办法和搜寻手段，这样不必让大脑去记忆每一次知识保存的特殊情形。


5 知识的组织
在进行知识保存时，将获取的知识保存在知识库中。那么知识库的体系好坏很大程度影响了最后管理的效果。
最初的个人知识管理类似于工作日记，只是一个日记本，每天将自己碰到的事情记录下来。由于没有现代的信息管理手段，检索的方法只能根据日期逐步检索，或者根据自己的记忆较快速的寻找到相关位置。很显然两者都不是很好的方法，前者检索效率极差，而后者给大脑本身带来了太多的额外负担。
当前，大多数人使用的方法是通过目录结构进行管理，将自己的文件资料通过树状目录结构进行管理。该方法利用了基本的计算机信息处理手段，以文件为存储的基本单元进行信息管理。在知识管理者良好的规划和维护下，该方法可以较好的完成一般的信息管理任务。但是，该方法也有一些不足：
首先，用树形结构来处理一切信息关系有先天的不足。在一些情况下，一个信息可以属于若干不同类别，这样随意的存放会带来以后检索的负担。而有时，在一些外部环境发生变化时（比如工作岗位变化），可能发生整个树形结构体系规划不能满足新的要求，这样就会造成极大的维护负担。
其次，检索方法比较简陋，通常只能通过树形结构进行文件名的检索。而通常除了文件名和目录名之外没有更多的提示信息，也给未来的检索带来极大的麻烦。
个人认为未来的个人知识管理的基本组织形式应当建立在数据库的数据管理基础上，而不是当前以文件，目录为基础的。众所周知，在关系型数据库早已成熟，并广泛应用的今天，其信息管理检索方式要比基于文件的检索迅速，方便的多。而问题在于，如何将其运用于个人知识管理领域。因为，个人知识涉及范围如此之大，不可能对各种情况进行建立各种各样的关系结构进行管理。如何通过一种统一的方法进行个人知识的管理工作这是当前重要问题。对于此，我将在下一篇文章着重讨论，这里一是由于篇幅问题，再者思想还不够成熟，所以先不具体展开。

6 知识的维护
一般来说，一个最初良好的体系都会有逐步退化的过程，这些退化来源于环境的变化，最初的一些情况已经不满足现在情况。因此，就要对知识库进行维护，使其重新具备良好的结构以提高检索效率。对于体系的退化一旦意识到就应该立即动手维护，而延迟维护时间越久就会带来更高的维护成本。当有外部环境发生重大变化，或者经常在保存知识时发生困惑，以及在检索时，效率明显降低的情况，应该立即思考是否知识库结构发生了较严重的退化，应当进行维护了。
维护是一个重要的手段和良好的习惯，在某种程度上它与知识的保存一样更多依赖于个人的经验和技巧。
以上论述了关于个人知识管理的六个环节，有时他们之间的界线不是那么明显，有时我们一瞬间就完成了若干步骤，但这并不代表它们不存在。事实上，他们是个人只说管理的基本环节和步骤，相互依赖而不可或缺。而提高个人知识管理水平，无疑会对个人效率会有极大的提高，在这个道路上，我们应当注意两方面的努力：1. 重视个人知识管理，养成良好的管理习惯。 2. 利用计算机技术的不断发展，运用或者创造新的管理工具，帮助知识管理工作，提高管理水平。