办公室文件 资料的整合、整理及归档

资料的整合、整理和归档是在文秘工作中不可或缺的一个环节。只有这样，才能够把资料整理得井井有条。查找、使用起来才会更加方便。 一、让文件各就各位
    在文秘工作中，我们可能需要把一些资料文件，快速发发送到不同的文件夹中。如“总管资料”、“会议记录”、“整体反馈”等等。如果我们打开几个窗口，再一个一个地复制或粘贴就显得较为麻烦了。其实，通过Windows中的“发送到”命令，完全可以快速地让这些文件各就各位：先在硬盘某一分区上建立“总管资料”、“会议记录”和“整体反馈”等文件夹。再打开Sendto文件夹（如果你使用Windows 9x/Me，请打开C:\Windows\Sendto文件夹。如果你使用Windows 2000/XP，那可以打开C:\Documents and Settings\Administrator\SendTo文件夹。），然后打开“资源管理器”，把“总管资料”、“会议记录”和“整体反馈”等文件夹用右键拖放到“发送到”文件夹，并选择“在当前位置建立快捷方式”建立指向这些文件夹的快捷方式。最后，为了美观，可以把这些快捷方式前的“快捷方式 到”文字去除。
    接着，在“资源管理器”中选中文件，再右击，选择“发送到”，即可看到所示的三个文件夹，我们要把该文件放到哪个文件夹下，只要直接选择即可。省去了在“资源管理器”窗口中来回剪切、复制和粘贴的麻烦了，显得非常方便。 二、让文档“循规蹈矩”
    有时，我们收上来的资料，可能格式并不尽然相同。这时，我们往往希望能够统一行文的格式。这样，才能够保证行文的美观。在Word中，要完成行文格式的统一，非常简单：
先启动Word XP，再选择“格式”→“格式和样式”命令，打开“格式和样式”任务窗格，再在左边Word窗口中选中相应的文字，然后单击其下的格式（如标题1.标题2.标题3等）即可快速给选定的文字添加格式。
友情提醒：
    （1）单击“格式和样式”任务窗格下方的“显示”下拉列表框，再单击“自定义”项，即可打开窗口，对这些预定义的格式进行重新定义，也可以自己定义自己的格式，并可以用它来格式我们的文件中的内容，做到行文的统一。
    （2）建立好各级标题后，我们还可以生成文档的目录：先把光标定位在合适的位置上，使用菜单“插入”→“引用”→“索引和目录”，在出现的对话框中选择“目录”即可。 三、整合文档数据
    在做秘书工作时，我们可能需要把多种格式的文件，如Word、Excel、PowerPoint格式文件中的数据整合到一起。这时，我们可以通过下面的技巧来完成：
1.使用剪贴板
    Office XP组件之间的合作性很好，因此，我们在Word XP、Excel XP、PowerPoint XP和FrontPage XP中，我们很方便地使用“剪切”、“复制”和“粘贴”命令，将现有的多个文档合并成一个文档。使用此法的特点是在合并少数几个文档时，显得简单又快捷，但不是很适于合并较多文档。
2.使用选择性粘贴
    这里只是提醒大家一下，通过Office程序“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令可以让Office XP程序之间的进行数据共享，它比一般的Windows中标准的粘贴命令提供了更多的选择、强大的控制，巧妙地利用它能够为我们做许多一般软件无法完成的功能。有关它的具体应用，报刊上介绍得也很多，在此不再一一赘述。
3.数据导入导出
    Office XP中的程序可以通过“导入”和“导出”功能我们可轻松实现Access XP、Outlook XP和 FrontPage XP之间的数据合并：
    （1）在Excel XP中使用“导入”功能可以合并表、文本文件、电子表格、ODBC 数据源、邮件程序、数据访问页和其他数据库程序中的数据。
    （2）在FrontPage XP中使用“导入”和“导出”功能可以将多个 Web 页合并成一个 Web站点；
    （3）在Outlook XP中使用“导入”和“导出”功能可以轻松合并地址簿和日历；
    （4）在Access XP中使用“导入”和“导出”功能可以合并表、文本文件、电子表格、ODBC数据源、邮件程序、数据访问页和其他数据库程序中的数据，也可以将数据导出并合并到 Word XP、Excel XP 和各种格式的文件中。
4.文件互导
    （1）把Excel表格转成Word表格
在Excel表格选择你想要的表格，然后按Ctrl＋C（复制），切换到Word界面，在放置表格的地方按Ctrl+V（粘贴）即可。
    （2）在Excel中导入Word文件
先将Word文档通过“另存为”命令把当前文件保存为文本文件；再启动Excel，选择“数据”→“获取外部数据”→“导入文本文件”命令，然后在导入文本对话窗口选择要导入的文本文件（即刚才保存的文本文件），再按下“导入”钮。此时会出现一个文本导入向导3步骤之1对话窗口。在原始数据类型框中选择文本文件中文字的编辑方式：分隔符号是以逗号或“Tab”键来区分文字，固定宽度则是以标尺设置的距离来区分。选择分隔符号按钮，可以在“预览分列效果”中看到效果。最后决定把导入的文本放在工作表的何处，选好后，按下“确定”钮Word文件即可成功地导入到Excel中。
    （3）在Access中导入Excel表格
启动Access，单击“文件”→“获取外部数据”→“导入”命令 ，在“文件类型”中选择Excel格式，然后单击文件名，再单击“导入”按钮即可。只是大家要注意的是，如果一个电子表格中包含有一个以上的工作表或区域，Access可以用列标题作为表的字段名称。最后选择一下保存位置，可以保存在新表中，也可以保存在现有的表中。
    接着顺着向导，在打开的窗口中，我们可以对每一个导入的每一个字段的信息进行修改，如对字段名进行修改，也可以决定是否导入相应字段等。同时还允许我们添加主键，以便加快数据的检索。选择作为主键的字段，完成后，单击“下一步”按钮。最后输入导入表的名称，单击“完成”按钮，Excel 表格就被成功的导入到Access中了。
5.PowerPoint和Word相互合作
    在Word中生成的文档，选择“文件”→“发送”→“Microsoft PowerPoint”可以把当前制作的文档发送到PowerPoint中进行演示；而在PowerPoint中，也只要选择“文件”→“发送”→“Microsoft Word”就能够把打开的演示文档发送到Word中，并成为一个新文件。这样“转换”相当方便。 四、比较并合并文档
    在Word XP、Excel XP和PowerPoint XP中，使用“比较并合并”功能可以自动合并多个复杂文档。这样可以对Office XP数据做到整合：如在Word中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以在原文档中显示比较结果，也可以在当前打开的文档中显示合并结果，并能在新文档中显示结果；在Excel中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以将两个工作簿之间的差异合并到一个工作簿中。而在PowerPoint中选择“工具”→“比较并合并演示文稿”命令可以合并多个演示文稿中的幻灯片。 五、使用批注功能
    批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解。通过查看批注，读者可以更加详细地了解某些文字的背景。对于多个人参与编辑的报告、论文等文档，我们可以通过添加和查阅批注，来确切了解每个人的想法。而且批注会间接地显示在文档中的信息。其他用户只要打开文档，就能看到批注人的姓名和批文，甚至听到他的声音。这样可以实现Office XP文档之间的协同合作。
    添加批注非常简单，只要先将光标移动到要添加“批注”的位置，或选中需要做出批注的文字；然后选择“插入”菜单下的“批注”命令，当前编辑的文档窗口下方就会增加一个批注输入窗口，而且Word窗口还会被分为上下两个部分，Word会自动插入批注者的姓名（即系统的当前用户名）和批注的序号；在批注编辑区输入批注的内容，完成后，重复上述步骤，光标就会在批注窗口中自动回车，供用户输入第二条批注。
    单击批注编辑区内的“关闭”按钮，退出批注编辑状态。此时Word正文中增加了黄色的批注标记，按常规方法保存文档即可。修改批注也非常简单，只要用鼠标选中它，再右击，就可以看到与批注有关的命令，选择后就可以执行了。

六、表格的自动换页
    表格是文档中不可或缺的项目之一。在整合文档时，有可能会出现一些意想不到的情况，这里向大家介绍三个有关表格的实用技巧：
1.每页表格中添加标题
    如果整合后的表格很长，超过一页，要保证无论怎样修改，每页都有标题。则只要选中表格的主题行，选择“表格”→“标题行重复”即可。这时，在预览或打印文件时，每一页的表格都会有标题了，但前提是表格必须是自动分页的。
2.避免表格在页末被切断
    如果Word表格长度超过了一页，但在页末被切断了，那很有可能是表格极具有“文字环绕”格式。此时，我们可以选中表格，再选择“表格”→“表格属性”命令，再单击“表格”标签，在“文字环绕”标题下，单击“无”，最后单击“确定”按钮即可。
3.指定超长表格标题
    如果想指定超长表格栏标题，只要选定想作为标题的那一行，选择“表格”→“标题”，并将视图切换至“页面”或执行“打印预览”即可看到发生的变化（默认情况下就在“页面”视图状态）。
4.避免同一单元分配不同页上
为了避免同一个单元格中的内容被分隔到不同的页上，可以选中该单元格，再右击，然后选择“表格属性”命令，在打开的窗口中选择“行”选项卡，并取消选择“允许跨页断行”复选项即可。
4.禁止跨页断行
    大型表格必须在分页符处被分割。如果分页符拆分了表格中单独的一行，对于新的一页上位于该行以外的其他各行，Word有时会在状态栏中显示不正确的行号。如果需要准确的行号，可禁止表格跨页断行，单击表格，选择“表格”→“表格属性”，选择“行”选项卡，清除“允许跨页断行”复选框，最后单击“确定”按钮。 七、文字自动纠错
    在Word中写作时，它具有自动更正功能。如果我们写错字，那它会显示红色的下划线，并提示我们更改。不过，如果大家不放心，在完成文档之前，可以按下F7键进行“拼写和语法”检查，如果出现问题，我们可以对其进行更改，也可以加入到字典中，供下次自动更正