Excel高效数据校验两法

Excel高效数据校验两法         在用Excel录入完大量数据后，不可避免地会产生许多错误。通常而言，多数用户都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，进行手工的数据校验，这不但容易导致眼睛疲劳，而且效率不高。为此，笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。
一、语音校验法
我们可以使用Excel的“文本到语音”功能，将Excel工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在Excel工作表中选定需要校验的数据，执行“工具→语音→文本到语音”命令，打开“文本到语音”工具栏（见图1）。
图1然后，根据自己的需要，单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着，准备好原始数据，再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验（提示：在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟）。不过，有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词，而不能朗读中文。这该怎么办？别急！此时，你还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified Chinese”即可。再试试，是不是中文也可以读出来了？
当然，也有用户可能会问，能不能在录入时就通过语音来校验数据呀？行，没问题！单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时，当你在单元格中录入数据并回车后，Excel就会立即将数据读出来了。　　
小提示：该项功能不会随Excel的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装office时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。

　　当你发现有错时，可及时单击图1中的第二个按钮停止朗读，以便进行修改，修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，一般是左手拿纸稿，右手修改，这时只需按一下Esc键即可暂停朗读。而单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。

　　追求更高效率

　　上述方法很省事，但速度较慢。专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。

　　图2是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：

图2

　　单击“视图”→“工具栏”→“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。在V4：V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：D3中的内容保持一致。

　　再右击组合框，选择“设置控制格式”→“控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入V4:V6，在“单元格链接”后输入U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。

　　在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。

　　至此，基本功能已经具备，可以试用一下了。单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”，接着，在T4：T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误。

　　同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。

　　小提示：为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8单元格，单击“格式”→“条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等，你认为哪种最醒目就选择哪一个。

图3

二、公式审核法
有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0～100之间的某个数值。但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢？让我们用公式审核法来解决这类问题吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域（注意：这里的数据区域不包括标题行或列），单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”（见图2），最后单击“确定”退出。
图2接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图3）。
图3根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更 正过来了。
巧用Excel实现成绩的校对
Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流，供老师们参考。
　1. 输入成绩（第一遍录入）

　　打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。

　　2. 校对成绩（第二遍录入）

　　（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C），命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。

图1

　　（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式→条件格式…”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。然后单击“格式（F）…”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。单击〔确定〕，完成对单元格C2的设定（如图2）。这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。

图2

　　（3）单击工具栏中的〔格式刷〕按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。

图3

　　（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。